Produtividade: fazendo acontecer

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No artigo dessa edição, falaremos acerca de produtividade; o nosso dia-a-dia é cheio de atividades e pensar a melhor forma de fazer tudo é essencial para conseguirmos fazer a coisa acontecer, pois tentamos viver um dia após o outro, mas muitas vezes eles nos atacam de uma vez só.

Para facilitar a compreensão, dividiremos o tema em premissas.

  • Tudo deve caber em 168 horas, trabalho, estudo, família, sono, cuidados pessoais, vida social, você deve dividir todas as suas necessidades semanais em 24 horas x 7 dias = 168 horas.
  • As demandas podem ser divididas em Secundárias, Importantes, Urgentes e Importantes e Urgentes, a última só ocorreu por termos negligenciado uma atividade importante, e por isso ela virou urgente também.
  • Para David Allen, autor do livro Getting Thing Done, a produtividade pode ser dividida em 5 fases: Coletar, Processar, Organizar, Revisar e Executar. Abaixo falaremos sobre cada fase.

1. COLETAR

As demandas no nosso dia chegam de diversos lugares, um pedido de alguém, um email, uma rotina e a primeira coisa que devemos fazer é coletar essa informação, uma cabeça cheia de “Tralhas” terá dificuldade de produzir e entregar resultados, pois sua cabeça já está cheia com algumas outras coisas que poderiam estar em um programa específico para tarefas ou anotadas em sua agenda. Defina suas caixas de entrada, ou seja, de onde vêm suas “Tralhas”, coloque-as em um único local para que possa com todas juntas passar para a próxima fase, processar.

2. PROCESSAR

De acordo com David Allen, toda e qualquer “Tralha”pode ser dividida em duas categorias: Tem ação e não tem ação e sugere o seguinte esquema para processamento.

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Resumindo, se a “Tralha” não tem ação, ela possui 3 opções:

  • LIXO: Aquele aviso mostrando uma promoção.
  • ARQUIVO: Um relatório periódico, que não exige de você nenhuma atividade.
  • ALGUM DIA: Aquele e-mail com um artigo interessante ou acerca de um Hobby seu que você deseja ler em algum momento, mas não agora.

Quando as “Tralhas” possuem Ação, pode ser necessário montarmos um projeto, na verdade, uma lista de tarefas encadeadas, isso para “Tralhas” que possuam mais de uma ação; quando possui apenas uma ação pode ser dividia de acordo com o tempo necessário para executá-la, ou seja, tudo que puder ser feito em até 2 minutos, deve ser feito de imediato, caso contrário uma ação importante, como uma autorização de compra, por exemplo, pode se tornar Importante e Urgente. Caso o tempo necessário para concluir a tarefa, for acima de 2 minutos, ela deverá ser programada para um momento oportuno ou delegada para alguém.

Delegar é diferente de DeLARGAR, um gestor nunca pode “Largar” uma demanda, pois apesar de não ter a obrigação de realizar a tarefa, tem a responsabilidade sobre ela.
Para uma boa delegação, lembre-se de ter uma comunicação SMART – Specific (Específica), Measurable (Mensurável), Attainable (Atingível), Realistic (Realista) e Time Bound (Temporizáveis), ou seja, a tarefa precisa desse controle, “Eu quero que você faça ISSO, DESSA FORMA, COM ESSE RESULTADO e me entregue até AMANHÔ, feito isto basta acompanhar.

3. ORGANIZAR

Existem diversos softwares, muitos deles gratuitos, para dispositivos móveis e computadores, que facilitam a organização de suas atividades, inclusive com possibilidade de Follow up; no entanto, a velha e boa agenda com lista de tarefas continua sendo uma boa opção.

4. REVISAR

Seus projetos e tarefas devem ser revisados, “será que conseguirei cumprir o prazo estabelecido?” “Preciso de alguma adaptação?” Responder a essas perguntas possibilita a tomada de decisão para melhorarmos nossa produtividade.

5. EXECUTAR

A última fase, onde realmente faremos acontecer – se fizemos as outras fases corretamente – passaremos fácil por essa última, vale ressaltar que precisamos definir 4 pontos para execução de uma tarefa: contexto, tempo disponível, energia necessária e prioridade.

Não existe segredo para melhorar sua produtividade, o dia de todos nós possui 24 horas, resta a você definir em qual dos lados deseja estar, do lado das pessoas que conseguem resultados extraordinários ou dos que se afogam em suas demandas, não conseguem administrar o seu tempo e vivem uma vida sobrecarregada sem perspectivas de melhoria. A escolha é sua!

Até a próxima!

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