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Finanças para academias: custos e despesas

Colunista: Celso Cunha

O objetivo dessa série é desmistificar o tema que se refere às finanças de sua empresa, nesse caso específico, as finanças da sua academia.

É importante que o empreendedor dê especial atenção para o controle de gastos, o planejamento e a gestão financeira da sua empresa, pois é um fator determinante para o sucesso ou fracasso dela no mercado. Alguns gestores torcem o nariz para o assunto, outros acham que sabem, mesmo sem saber.

Na prática, tudo nas empresas gira em torno do resultado final na busca do lucro, da capacidade de pagamento, do fluxo de caixa, capital de giro, investimento/retorno e do planejamento financeiro. Ao se tratar desse assunto, pairam dúvidas sobre cada elemento que compõe essa equação.

Vamos traduzir e simplificar de forma que todos entendam o básico das finanças como ferramenta indispensável em sua tomada de decisões.

Expressões como custo fixo, custo variável, despesas fixas e despesas variáveis são termos contábeis de classificação de contas de saídas de recursos do caixa da empresa. Na prática, pouco importa para o gestor a diferença entre conceitos desde que haja o registro dos valores em um relatório de fechamento mensal para apuração de resultados, chamado de Demonstração de Resultado do Exercício (DRE).

As principais contas de saída de caixa para academias no geral são:

  • Folha de pagamento de salários 
  • Provisionamentos sobre a folha (13º e férias)   
  • Passagens             
  • FGTS
  • INSS (GPS)
  • Simples nacional (onde a grande maioria se enquadra)
  • Aluguel
  • IPTU
  • Energia elétrica       
  • Água e esgoto   
  • Honorários contador     
  • Gastos com manutenção   
  • Materiais de escritório e limpeza       
  • Prestações/financiamentos/empréstimos   
  • Fornecedores   
  • Diversos       
  • Total   

Valem alguns esclarecimentos:

  • Folha de Pagamento: o valor a se lançar deverá ser a soma dos valores líquidos, já que, se o valor bruto for lançado, o INSS da parte do funcionário (8%) estará inserida e quando lançar a GPS (INSS), esse valor entrará novamente. Sugiro que a folha de pagamento não supere 40% da receita bruta.
  • Provisionamento sobre a folha: poucas empresas provisionam os valores (1/12) mensalmente referentes ao 13º salário e férias mais 1/3 (11,08%). Assim, quando chega o final do ano é um desespero para cobrir essas obrigações patronais, tendo que recorrer a empréstimos e não raro ocorrem atrasos nesses pagamentos, o que pesa negativamente sobre a imagem do empregador e enfraquecendo a equipe.
    Passagens: no caso específico das academias, não vejo como regra o custeamento de despesas com passagens, salvo aos funcionários administrativos e limpeza.
  • FGTS: o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço refere-se ao imposto de 8% sobre os valores da folha de pagamento que devem ser quitados até o dia sete do mês subsequente; sendo que a empresa nesse dia ainda sofre a saída de caixa da folha de pagamento.  Quando existem problemas de caixa, esse recolhimento a princípio é adiado e futuramente recolhido com multa.
  • INSS: a Guia de Previdência Social (GPS) referente ao repasse da parcela de 8% descontada em folha de cada funcionário deve ser recolhido até o dia quinze do mês subsequente. No caso das empresas, o INSS faz parte dos tributos pagos pelos empreendedores no Simples Nacional. Neste aspecto estão enquadrados: MEI (Microempreendedores Individuais), ME (Microempresa) e EPP (Empresas de Pequeno Porte).
  • Simples nacional: nome dado ao sistema de tributação simplificada criado em 1996 através de medida provisória e convertida na Lei nº 9.317/1996 pelo governo do Brasil, cujo objetivo é facilitar o recolhimento de contribuições das microempresas e médias empresas. Deve ser quitado até o dia vinte do mês subsequente. O percentual dependerá da soma do faturamento dos últimos doze meses e da tabela na qual a empresa se insere.
  • Aluguel: esse item em especial é ponto de atenção pelo fato de que parte das empresas estão instaladas em imóveis pertencentes ao(s) sócio(s) e se vagloriam de não terem em suas listas de débitos despesas com aluguel.  A rigor, se o imóvel pertence ao sócio e está sendo explorado pela empresa, o ideal é que haja um contrato de aluguel do imóvel do proprietário, no caso, pessoa física para a empresa, pessoa jurídica. Caso o imóvel tenha sido adquirido com recursos da própria empresa, segue o jogo, entendendo que nesses casos o aluguel que não se paga é o mesmo que não se recebe.

Acredito que esses itens discorridos acima fazem parte de boa parte das dúvidas, os outros são autoexplicativos.

Toda saída de caixa deverá ser registrada nessa tabela de gastos. Assim, poderemos avançar para as próximas fases em que todos, sem exceção, possam entender e planejar as finanças de suas empresas.

Até a próxima!

Bons negócios e boa sorte!


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