Na parte 1 deste artigo, vimos que no competitivo mundo do Fitness, a gestão do tempo e a produtividade são cruciais para o sucesso. O WhatsApp emergiu como uma ferramenta revolucionária, essencial para comunicação rápida e eficiente, marketing, atendimento ao cliente e gestão interna. No entanto, muitos empresários ainda falham em utilizá-lo adequadamente, deixando mensagens importantes sem resposta, o que pode resultar em perda de confiança e insatisfação do cliente.
Historicamente, a comunicação evoluiu de cartas lentas e telefones caros para os bips, e-mails e celulares. Hoje, o WhatsApp combina a rapidez do SMS, a mobilidade do celular e a conveniência do e-mail, tornando-se indispensável ao cenário empresarial. Mas a negligência em responder mensagens no WhatsApp é inadmissível e pode impactar negativamente o desempenho do negócio.
Uma sugestão para aumentar a eficiência do WhatsApp é adotar práticas como o uso de mensagens de áudio, que são mais pessoais e diretas, e seguir dicas para melhorar a comunicação, como ser conciso e contextualizar mensagens. Com essas estratégias, os empresários e todas as pessoas podem transformar o WhatsApp em um aliado valioso para aumentar a produtividade, melhorar a gestão do tempo e manter uma comunicação eficaz com clientes, times e amigo.
Funcionalidades do WhatsApp Business
O WhatsApp, especialmente na sua versão Business, oferece uma série de funcionalidades que podem ser extremamente úteis.
Sugiro que, se você tiver uma academia, ou um negócio próprio, ou mesmo queira dar um ar mais profissional para suas comunicações, migre para o WhatsApp Business.
Velocidade do áudio
Uma funcionalidade extremamente útil do WhatsApp é a possibilidade de ouvir mensagens de áudio em velocidades até duas vezes mais rápidas. Isso permite que você maximize seu tempo, ouvindo mensagens longas de forma mais eficiente.
Atualizações visuais
O WhatsApp também ajuda na organização e atualização das mensagens. Ele permite que você veja claramente quais mensagens não foram lidas, os grupos e todas as mensagens em um layout visualmente amigável.
Mensagens automáticas
Use com moderação! Nada melhor do que respostas humanizadas e pessoais.
Benefícios: use mensagens automáticas para saudações iniciais, respostas fora do horário de trabalho ou para informar sobre a ausência temporária. Isso mantém a comunicação fluindo e informa os clientes sem exigir sua presença constante.
Como fazer: no menu de configurações do WhatsApp Business, selecione “Ferramentas de Empresa” e depois “Mensagem de Ausência” ou “Mensagem de Saudação”. Aqui, você pode configurar mensagens personalizadas que serão enviadas automaticamente.
Catálogo de Produtos/Serviços:
Benefícios: o catálogo permite que você exiba produtos ou serviços diretamente no seu perfil do WhatsApp, facilitando para que os clientes vejam o que você oferece e façam perguntas específicas.
Como fazer: na seção “Ferramentas de Empresa”, escolha “Catálogo” e adicione produtos ou serviços, incluindo fotos, descrições e preços. Isso pode ser particularmente útil para academias que vendem pacotes de treinos, aulas especiais ou produtos de nutrição.
Estatísticas de mensagens:
Benefícios: acompanhar as estatísticas de suas mensagens pode ajudar a entender melhor o engajamento dos clientes e ajustar suas estratégias de comunicação conforme necessário.
Como fazer: Acesse “Ferramentas de Empresa” e depois “Estatísticas”. Você poderá ver quantas mensagens foram enviadas, entregues, lidas e recebidas. Use esses dados para avaliar os melhores horários para postar e quais tipos de mensagens têm maior engajamento.
Dicas para gerenciamento de mensagens
1. Organização de conversas com etiquetas
Como fazer: no WhatsApp Business, você pode criar etiquetas com diferentes cores para categorizar conversas. Por exemplo, use etiquetas como “Novos Clientes”, “Pagamentos Pendentes”, “Feedbacks” para organizar suas conversas. Para adicionar uma etiqueta, basta tocar e segurar uma conversa, selecionar o ícone de etiqueta e escolher ou criar uma nova etiqueta.
Exemplo prático: Após uma conversa com um cliente interessado em uma avaliação física, marque a conversa com a etiqueta “Interessados em Avaliação”. Isso facilitará o acompanhamento.
2. Definir horários específicos para resposta (dica de ouro)
Como fazer: estabeleça horários fixos durante o dia para verificar e responder mensagens do WhatsApp. Isso pode ser no início da manhã, após o almoço e no final do dia. Informe aos seus clientes e equipe sobre esses horários de disponibilidade para criar uma expectativa realista de resposta.
Exemplo prático: configure uma mensagem automática informando sobre seus horários de resposta. Por exemplo: “Olá! Agradecemos pelo seu contato. Nosso horário de resposta é das 9h às 11h e das 15h às 17h. Retornaremos sua mensagem o mais breve possível dentro desses períodos.” Apesar de eu particularmente não gostar das respostas automáticas, prefiro elas a não ter resposta nenhuma.
O importante é não terminar o dia sem rever se ficou alguma pendência de resposta no WhatsApp. Não estou falando de grupos, de memes, de vídeos, de “bom dias, boa tardes e boa noites”, mas de respostas realmente importantes. Crie um hábito de não ir para casa, ou mesmo para a cama sem revisar pendências de respostas importantes no WhatsApp.
Diretrizes gerais para tempo de resposta no WhatsApp
Isto está diretamente ligado com ETIQUETA PROFISSIONAL e Educação.
Resposta dentro de 24 horas: como regra geral, responder as mensagens dentro de um período máximo de 24 horas é considerado uma boa prática. Isso demonstra respeito pelo tempo do remetente e mantém um nível de engajamento que pode ser crucial para a satisfação do cliente e a eficácia da comunicação interna.
Comunicação de expectativas: é importante comunicar claramente aos clientes e à equipe quais são as expectativas de tempo de resposta. Se a sua empresa tem a capacidade de responder mais rapidamente, ajuste essa expectativa conforme necessário. Por exemplo, algumas empresas se comprometem a responder em até 2 horas durante o horário comercial.
Horário comercial: especifique que os tempos de resposta se aplicam durante o horário comercial, se for o caso. Fora desses horários, você pode configurar mensagens automáticas informando quando o remetente pode esperar por uma resposta.
Priorização de mensagens: em casos de alto volume de mensagens, priorize-as com base na urgência e importância. Mensagens de clientes aguardando uma resposta para finalizar uma compra ou resolver um problema devem ter prioridade sobre questões menos urgentes.
Respostas no WhatsApp SEMPRE devem TER PRIORIDADES do que rolar feeds em Instagram, Tik Toks, Ver Facebooks, vídeos , etc.
Melhorando a produtividade com o WhatsApp
1. Gerenciamento de notificações
Desligue as notificações: para manter o foco durante o trabalho ou estudos, desative as notificações do WhatsApp. Isso ajuda a evitar distrações constantes e permite que você controle quando quer checar as mensagens, idealmente durante pausas ou intervalos. Se for necessário, coloque alarmes de tempos em tempos no seu celular para checar mensagens. Use pequenos tempos regulares ao longo do dia, focando em respostas importantes. Lembre-se que a maioria de contatos importantes serão por este meio hoje em dia.
2. Uso da Versão Web sempre que possível
WhatsApp Web para eficiência: se você trabalha no computador a maior parte do tempo do seu dia, utilizar o WhatsApp Web facilita a digitação de mensagens mais longas e a gestão de conversas. No final do dia, reserve um momento para “zerar” o WhatsApp, verificando todas as mensagens pendentes, respondendo o necessário e organizando tarefas ou compromissos.
3. Organização e arquivamento de mensagens
Arquivamento estratégico: arquivar mensagens ajuda a manter a caixa de entrada limpa, deixando visíveis apenas as conversas com pendências. Regularmente, revise as mensagens arquivadas para garantir que nada importante foi esquecido.
4. Organização de contatos
Palavras-chave nos nomes dos contatos: adicione palavras-chave ao nome dos contatos para facilitar a busca. Por exemplo, “Ana Cláudia Mestrado” permite uma rápida localização de todos os contatos relacionados ao mestrado.
5. Grupo Pessoal
Crie um grupo para você mesmo: para organizar notas ou lembretes, crie um grupo do WhatsApp com você mesmo. Adicione uma pessoa, nomeie o grupo (ex.: “Notas Pessoais”), e depois remova a pessoa, deixando um espaço privado para suas anotações. Faça isso sempre com uma pessoa próxima (esposa, namorado, filho) e avise sobre o motivo.
6. Favoritando mensagens importantes
Use a função de favoritos: marque mensagens importantes com uma estrela para fácil acesso no futuro. Isso é particularmente útil para endereços, datas importantes ou listas. Mensagens que você quer guardar como sendo importantes e que vai querer rever depois.
DICA TOP E FÁCIL: marcar mensagens como NÃO LIDAS
O WhatsApp oferece a funcionalidade de marcar mensagens como não lidas, o que pode ser extremamente útil para gerenciar conversas importantes que você não pode responder imediatamente. Essa função serve como um lembrete visual de que uma mensagem específica requer sua atenção, ajudando a garantir que mensagens importantes não se percam no fluxo do dia a dia. Isso acaba com aquela desculpa de muitos que “viu a mensagem, não podia responder na hora e depois a mensagem “desceu e sumiu, fazendo esquecer…”
Aqui está um guia passo a passo sobre como utilizar essa funcionalidade tanto em dispositivos Android quanto iOS:
Para Usuários de Android
- Abra o WhatsApp e navegue até a conversa ou grupo cuja mensagem você deseja marcar como não lida.
- Pressione e segure a conversa específica na lista de chats para selecioná-la.
- Toque no ícone de menu (três pontos verticais) no canto superior direito da tela.
- Selecione “Marcar como não lida” na lista de opções que aparece.
Ao marcar uma conversa como não lida, você verá um ponto verde ao lado dela na lista de chats, indicando que há mensagens não lidas ou que você marcou a conversa para revisitar mais tarde.
Isso não altera o status de visualização para o remetente; ou seja, se você já viu a mensagem, o remetente ainda verá que ela foi lida. Mas vai te facilitar a visualizar que falta responder ou dar atenção para aquela mensagem marcada.
Para Usuários de IOS
- Abra o WhatsApp e localize a conversa que deseja marcar como não lida.
- Deslize para a direita na conversa na lista de chats.
- Toque em “Marcar como Não Lida que aparece como uma opção.
Assim como no Android, marcar uma conversa como não lida no iOS adiciona um ponto azul ao lado da conversa, servindo como um lembrete visual de que você precisa voltar a essa conversa mais tarde.
Como isso facilita a gestão de mensagens:
Priorização de conversas: essa funcionalidade permite que você priorize conversas que requerem uma resposta mais pensada ou ação, sem o risco de esquecê-las.
Organização eficiente: ao marcar mensagens como não lidas, você pode organizar melhor o seu tempo, escolhendo conscientemente quando dedicar atenção a determinadas conversas.
Lembretes visuais: o ponto indicativo de mensagem não lida serve como um lembrete visual eficaz, garantindo que mensagens importantes não se percam em meio a outras conversas.
Flexibilidade de resposta: essa prática oferece a flexibilidade de ler uma mensagem e decidir responder mais tarde, sem perder a noção de que a conversa está pendente.
Utilizar a função de marcar mensagens como não lidas no WhatsApp é uma estratégia simples, mas poderosa, para manter suas comunicações organizadas e assegurar que você responda a todas as mensagens importantes no seu próprio tempo, melhorando a gestão do dia a dia e a produtividade.
OBS: Mensagens de grupos, daquele tio que manda sempre bom dia, mensagens que você já sabe que são memes, vídeos, piadas, etc., é melhor sempre você ir desmarcando ao longo do dia, sem mesmo parar para visualizar. Pare para olhar apenas quando tiver tempo, depois que tiver respondido às mensagens importantes.
Conclusão
Ignorar a supremacia do WhatsApp como canal de comunicação nos dias atuais é um erro estratégico que não pode ser subestimado. Este aplicativo superou os limites tradicionais, posicionando-se muito à frente de telefonemas e e-mails, não apenas pela sua conveniência, mas pela sua capacidade de estreitar relações e agilizar processos. É inadmissível, tanto do ponto de vista da produtividade quanto da organização, comercial e financeira, negligenciar a importância de responder adequadamente às mensagens recebidas via WhatsApp.
A etiqueta profissional, o aspecto afetivo e social da comunicação por este meio, exige uma atenção especial.
Não se trata apenas de uma questão de cortesia, mas de um componente crucial na construção e manutenção de relações sólidas com clientes, parceiros e equipe. A falha em reconhecer e responder a mensagens no WhatsApp pode ser interpretada como desrespeito ou desinteresse, prejudicando a imagem e a reputação do seu negócio no competitivo Mercado Fitness, em qualquer outro e até nas relações pessoais.
Assim como a gestão eficaz de uma academia ou a harmonia da vida familiar requerem aprendizado contínuo e adaptação, o mesmo se aplica à gestão de mensagens no WhatsApp.
Este não é um território opcional; é um campo obrigatório de domínio para quem deseja prosperar na era digital.
Requer sair da zona de conforto, sim, mas o retorno sobre esse investimento em termos de satisfação do cliente, eficiência operacional e sucesso comercial é imensurável.
Portanto, é imperativo que gestores e empresários do setor Fitness elevem a gestão de suas comunicações no WhatsApp ao mesmo patamar de prioridade dado à gestão de suas instalações e serviços. Ignorar essa realidade não é apenas um ato de negligência; é uma recusa em evoluir e adaptar-se às demandas contemporâneas de um mercado cada vez mais conectado e imediatista. O aprendizado e a implementação de práticas eficazes de comunicação no WhatsApp não são apenas recomendáveis, são essenciais para quem busca excelência e liderança no mercado. Este é o momento de reconhecer a importância desse poderoso canal de comunicação, sair da zona de conforto e agir. Afinal, a capacidade de se comunicar efetivamente no mundo digital de hoje não é apenas uma habilidade, é uma necessidade incontornável.