Como escolher o melhor sistema de controle para a academia

Uma grande dúvida dos gestores de academias é sobre a escolha do sistema de controle para sua empresa. Quando resolvem adquirir um sistema desses, entretanto, sempre focam no mais barato, ao invés de analisarem o custo-benefício que a tecnologia da informação aplicada à gestão pode trazer para seu negócio.

Se você tem uma academia, seu objetivo é crescer sempre, aumentando a lucratividade, tendo maior rentabilidade e tornando-se referência no mercado. Nesse sentido, um bom sistema de controle para academia vai fortalecer sua empresa, porque você só pode crescer controlando os números reais de custos e lucratividade, trabalhando para otimizar esses resultados.

Certamente você pode pensar que pode controlar sua empresa com planilhas – e elas fazem parte, de fato, do seu dia a dia – mas não devem ser a única fonte de informação dos seus dados. Se sua empresa é pequena, não haverá maiores problemas no trato com as planilhas, mas à medida que ela vai crescendo, a administração por planilhas vai ficando mais complexa e a possiblidade de perda de informações é grande. Com um sistema de gestão você reduz o tempo gasto com preenchimento de planilhas e tem mais segurança no armazenamento dos dados.

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O que não pode faltar em um sistema de gestão fitness

A gestão administrativa da sua academia vai além do controle de caixa e cadastro de novos clientes. Controle de acesso, visão global do grupo de risco – aqueles alunos com baixa frequência na academia e que correm o risco de não renovar – integração com empresas que podem aumentar suas vendas, como é o caso do Gympass, e a gestão de pagamento recorrente. Essas são apenas algumas funções inerentes a um bom sistema de controle da academia.

Além desses parâmetros, um bom sistema de controle precisa focar na gestão financeira e fiscal, organizando e controlando dados financeiros e fiscais, além de gerenciar contas a pagar e a receber, lotes e borderô. Um outro ponto crucial que o sistema deve ter é o demonstrativo financeiro completo e um demonstrativo com resultado de exercício (DRE), onde você estabelece sua meta de gastos e analisa tudo que entra e sai da sua academia.

Do ponto de vista fiscal, a emissão de nota fiscal integrada à prefeitura da sua cidade em poucos cliques, sem ter de sair do sistema, nem acessar outros sites, facilitaria muito o trabalho do gestor.

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CRM focado na fidelização do cliente

Um sistema de CRM – Customer Relationship Management – não pode apenas armazenar e proteger as informações dos clientes. Ele precisa permitir a automação do envio de e-mail marketing, gestão de metas, telemarketing ativo em poucos cliques, além de auxiliar na gestão de carteiras e de grupo de risco. Se possibilitar o disparo de SMS e mensagens via WhatsApp, melhor ainda! Dessa forma, você poderá delinear processos de CRM abarcando diversas ferramentas de comunicação que, certamente, irão melhorar sua comunicação e os resultados das ações.

Soluções mobile trazem mais comodidade para o gestor

E se o sistema tiver tudo isso e, além disso, permitir o controle através de um aplicativo para celular, a comodidade do gestor vai a outro patamar: de onde ele estiver e a qualquer momento, poderá controlar seus números e tomar decisões estratégicas, mesmo longe da empresa!
Ter um sistema de gestão, então, é fundamental para alavancar seus negócios, pois permite que você defina processos mais assertivos e passe a ter maior domínio sobre as informações do seu negócio, investindo no aumento da produtividade do seu time, reduzindo trabalhos manuais e estabelecendo metas. Além disso, permite ter uma gestão financeira mais organizada, minimizando erros e inadimplência, e focando na lucratividade da operação.

Dessa forma – e porque o sistema permite que você poupe tempo em determinadas tarefas – você e sua equipe podem otimizar o relacionamento com os clientes, focar no atendimento de qualidade e pensar em estratégias para fidelizar os clientes!

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